Ta nalog mora biti izdan v pisni obliki. Podpisat ga mora direktor ali pooblaščena oseba. V izjemnih primerih se lahko odredi službeno potovanje tudi ustno in sicer po telefonu. V primeru, da se je odredilo službeno potovanje po telefonu se mora potni nalog izdati najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno pot. Najpomembnejše kar mora vsebovati potni nalog je podatek o namenu potovanja. Namen potovanja je lahko: obisk sejma, prireditve, poslovnega partnerja,…
Namreč davčni inšpektorji zahtevajo, da je na potnem nalogu zapisan popolni zapis za kakšno poslovno pot gre in kaj se bo tam počelo.
Potni nalog mora vsebovati naslednje:
-zaporedno številko izdanega potnega naloga,
-datum izdaje potnega naloga,
-navedena mora biti oseba, ki opravi službeno pot, zraven te osebe mora biti zapisano tudi delovno mesto te osebe ter naslov bivanja,
-naveden mora biti datum in ura pričetka potovanja,
-namen potovanja (najboljše, da se navede na podlagi katerega dokumenta npr. odločba, spis… o namenu potovanja,
-kraj potovanja,
-opis nalog in dela na službenem potovanju (opis mora biti kratek),
-naveden mora biti čas potovanja (ure, dnevi) oz. koliko časa bo trajalo službeno potovanje,
-odredbodajalec mora na potni nalog jasno opredeliti odredbo s katerim prevoznim sredstvom bo oseba šla na službeno potovanje ( letalo, avtobus, osebni ali službeni avtomobil,…),
-naveden mora biti plačnik potnih stroškov,
–opredeljena mora biti višina dnevnice in tudi višina morebitnih posebnih dodatkov,
-v primeru, da se izplačuje predujem za službeno potovanje, je višino predujma potrebno zabeležiti v potnem nalogu in
-potni nalog podpiše odredbodajalec.
